Dette er en gammel udgave af dokumentet!
FLAN planlægning/afholdelse for DUMMIES
This is currently just a draft/notes. Will be updated later.
Den korte step-by-step guide til at arrangere og afholde FLAN:
- Planlæg FLAN
- Afhold FLAN
- Ryd op efter FLAN
Hvis ovenstående ikke er detaljeret nok, kommer her en lidt længere version.
Timeline
~3 Måneder før
~2 Måneder før
~1 Måned før
~3 Dage før
Under eventet
Efter eventet
Valg af Dato/Weekend
Forsøg så vidt muligt at tage højde for andre events, såsom Fytteturen. Udover det handler det bare om at vælge en weekend.
Bookning af lokaler
Tidligere år har vi brugt Auditoriet (0.1.95) til gaming, rummet under trapper (0.1.12) har været „konsol-rum“, Seminarrum (0.2.11, 0.2.12, 0.2.13) og mødelokale (0.2.15) til at sove i. De sidste par år har det ikke været nødvendigt med det 3. seminarrum.
Sponsorer
Det er vigtigt at finde sponsorer til præmier m.m., da det bliver svært at få til at løbe rundt uden (til en fornuftig pris).
Tidligere sponsorer: ADSL, IDA, Funday Factory, CoolShop, CE:GO, Accenture, Danske Bank, IDA, Datalogisk Institut.
Institutet har de sidste par gange sponsoreret lokaler, strøm og brug af institut bilen. Dette skal aftalse med KGO (institutlederen). Accenture sponsorerede en hacking/programmerings konkurrence hvor de udlodede et par Raspberry Pis. Sådanne turneringer fungerer bedst hvis de kører henover hele weekended og man så trækker en vinder til sidst (lidt ala. (F)Lemmings). Ellers kan de konflikte med de andre konkurrencer.
Planlægning af Turneringer
Tidligere år har vi haft turneringer i Dota 2, League of Legends, Counter Strike 1.6, HearthStone, Lemmings.
Udover dette har vi en enkelt gang haft turneringer i: StarCraft, Team Fortress 2, Age of Empires II, Heroes of Might and Magic III.
Plan for Weekened
Sørg for at have en nogenlunde plan over hvornår turneringer skal foregå. Det inkluderer hvilken dag, samt ca. tidspunkt. Det har endnu ikke været muligt at følge tidsplanen 100%, så sørg for lidt fleksibilitet.
Åbning/Lukning af Tilmelding
Som minimum skal det ændres i stregsystemet. Hvis der ikke er nogen på FLAN teamet der har adgang til dette, kan man forhøre sig ved TREO'en.
Madstuff
Det har fungeret godt at man kunne tilmelde sig mad seperat fra eventet, så dem der gerne ville have mad kan det og dem der ikke ville kunne finde på noget selv.
Morgenmad
Typisk har vi fået morgenmad både Lørdag og Søndag. Maden har bestået at standard Franskbrød/Rundstykker med smør og pålæg. Maden er blevet bestilt og afhentet i Føtex.
Middagsmad
Tidligere har vi bestilt sandwiches fra Café Campus til lørdag middag.
Aftensmad
De sidste gange har vi fået Chili con Carne fra EK-Cafeen, hvilket har fungeret godt.
Det kan ske at dem der tager først tager store portioner, således dem der kommer sidst ikke kan få så meget. Overvej evt. om man skal bestille til et par ekstra personer. Hold øje med at det kun er dem der har betalt for mad, der får mad.
Vagtordningen
Vedligehold
Oprydning
### blah blah blah ###
¤ ← tørretumbler tegnet
Michael: - Hearthstone - Plakat - Søge sponsorer - Opsætning - Oprydning
Forberedelse til Flan af Thomas Krause-Kjær: 1: Kontakt til sponsorer (IDA og RedBull). 2: Sikre at vi havde et kamera med. 3: Overveje regler / fun combos. 4: Overvejelser omkring problematikker ved eventet (samt „hype“). 5: (ikke før flan) Sikre at vi får snakket med G4S VAGTEN! omkring åbning af døre.
André - Finde præmier og opsætte præmiepuljer - Bestille brød fra Føtex - Afhentning og køb af sodavand, chips, morgenmad, bestik og andet.
Morten
- Netværksudstyr
I 2014 og 2015 har vi lånt udstyr af AAULAN/AAU. Det er AAUs udstyr men det er AAULAN der har råderet over det, derfor skal det først godkendes af AAULAN at udstyret må lånes. Herefter aftales det med Per Mejdal i ITS med hensyn til opsætning og nedtagning af udstyret (fredag og søndag hvor LAN afholdes). Så vær i god tid her, og sørg for at LAN ikke afholdes samme weekend som AAULAN :P
- Stikdåser og forlængerledninger
2014 og 2015 lånte vi DSEs stikdåser og forlængerledninger til LAN. Det har de i 2015 introduceret at der skal betales 500kr i gebyr for lån af disse, hvorpå en anden mere fordelagtig løsning vil være bedre. :D
- Rengøringsvogn og ekstra rengøring
Rengøring har en udlånsvogn med klude, koste, mopper etc. Denne er rigtig god at have til oprydning. Snak med betjentene i forhold til dette.
I forhold til ekstra rengøring skal man aftale dette med betjentene, der har ikke været problemer og behov for dette de sidste par gange, og vi plejer derfor at have en aftale om at vi rydder op og får det til at se pænt ud, og så vurderer rengøring når de kommer, om der skal bruges ekstra tid, og herefter bliver der taget stilling til der skal betales for ekstra rengøring.
Jane Johnson:
- Reservér auditorie og seminar-rummene i den valgte weekend.
- Tidligere år har brugt: 0.1.95 (Auditoriet), 0.1.12 (under trappen), 0.2.11, 0.2.12, 0.2.13 (seminarrum) og 0.2.15 (mødelokale).
- Snak med betjente
- Udfyld seddel ift. vagt.
- Aftale at rengøringsvognen bliver sat frem (inkl. ekstra toiletpapir og servietter)
- Aftale at der bliver slukket for varmen.
- Sikre adgang til teknikrummet (hvis det skal bruges - e.g. til opbevaring af crew stuff)
- Institut
- Sikre med KGO (institutleder) at CS gerne vil sponsere strøm og brug af institutbil.
- Reservér institut bilen i kalenderen (eller få Helle Schroll til det)
- Morgenmad
- Bestil/Afhent morgenmad i Føtex (15 brød Lørdag, 10 brød søndag)
- Indkøb
- Tilbehør til morgenmad (smør, pålægschokolade, marmelade..)
- Service til aftensmad
- Chips & Sodavand (vurdér mændge ud fra gamle salgslister)
- Præmier på vegne af sponsorer
- Sponsering
- Find sponsorer
- Aftal størrelser og hvilke turneringer etc.
- Tage billeder af præmieoverrækkelse
- Send billeder og fakturaer til sponsorer
- Tidligere sponsorer
- ADSL har været så venlige at sponsere vagtgebyr de sidste par år. Det er noget der forhåbentlig kan lade sig gøre til fremtidige events også.
- Promovér event
- Typisk: Facebook event, Fiki side (opret NY underside, så vi beholder de gamle), Plakater
- Aftensmad
- Chili con Carne ved EK-Cafeen (Antal senest 3 dage før, opdateringer senest dagen før).
- Middagsmad
- Sandwich fra Café Campus.
- Vagtplan
- We need those brandvagts - Er der nogen der sover i rummene, SKAL der være en vagt!!
- Snak evt. med TREO'en om en ekstraordinær indbetaling mandag/tirsdag før eventet.
- Plads reservering/uddeling når dørene åbnes.
- Oversigt over hvor borde står, så de kan sættes rigtigt tilbage efterfølgende.
- We need a godt kamera to take nogle billeder.
Notes from the top of my head:
- Sæt borde/stole op til det antal der må være i Auditoriet. Sæt grænsen til 90 deltagere. (Dette giver lidt mere plads per person)
- Pladsanvisning (mail på forhånd, uddeling ved indgang,
- Løbende præmier
- Konsol gaming i rummet under trappen
- sodavand/chips.
- portions mad
- FLemmings er (selvfølgelig) et must
- Toilet maintenance
- Sponsorer fixing (Reklamer/logoer på storskærm)
- Hør evt. Red Bull efter en gratis omgang energidrik.
- Reserver auditoriet
- Snak med G4S vagten omkring åbning af døre under eventet (Vagten har tidligere givet lov, så længe der er nogen i auditoriet når den er åben!)
- Kamera er et must
- Snak med Teknisk Forvaltning vedr. opsætning af El-tavle®
- Nattevagt
– To be continued –