Den korte step-by-step guide til at arrangere og afholde FLAN:

1. Planlæg FLAN
2. Afhold FLAN
3. Ryd op efter FLAN

Hvis ovenstående ikke er detaljeret nok, kommer her en lidt længere version.

• Dato fastsættes
• Lokaler bookes
• Find sponsorer
• Promovér
• El-tavle og andet udstyr

• Turneringer fastsættes
• Brandvagt and stuff

• Generér tidsplan
• Åben for tilmelding
• Ekstraordinær indbetaling til Stregsystemet

• Luk for tilmelding
• Rapporter antal der skal have mad de rette steder

• Bordplan

• Storskærm
• Tjek WC'er m.m.

• Oprydning
• Sponsor opfølgning

Forsøg så vidt muligt at tage højde for andre events, såsom Fytteturen. Udover det handler det bare om at vælge en weekend.

Tidligere år har vi brugt Auditoriet (0.1.95) til gaming, rummet under trapper (0.1.12) har været „konsol-rum“, Seminarrum (0.2.11, 0.2.12, 0.2.13) og mødelokale (0.2.15) til at sove i. De sidste par år har det ikke været nødvendigt med det 3. seminarrum.

Skal institutbilen bruges, så skal den også bookes i kalenderen (ellers kan Helle Schroll gøre det)

Det er vigtigt at finde sponsorer til præmier m.m., da det bliver svært at få til at løbe rundt uden (til en fornuftig pris).

Tidligere sponsorer: ADSL, IDA, Funday Factory, CoolShop, CE:GO, Accenture, Danske Bank, IDA, Institut for Datalogi.

Institutet har de sidste par gange sponsoreret lokaler, strøm og brug af institut bilen. Dette skal aftalse med KGO (institutlederen).
Accenture sponsorerede en hacking/programmerings konkurrence hvor de udlodede et par Raspberry Pi 2. Sådanne turneringer fungerer bedst hvis de kører henover hele weekended og man så trækker en vinder til sidst (lidt ala. (F)Lemmings). Ellers kan de konflikte med de andre konkurrencer.

De fleste sponsorer vil gerne have en faktura (samt billeder) efter eventet. Så husk på at det nok er nogen fra FLAN teamet der skal købe præmier ind. Og husk at tage billeder af præmie overrækkelsen.

Det har før været muligt at få Red Bull til at komme forbi og give en omgang gratis Red Bull.

Der skal selvfølgelig reklameres lidt for dette event. Dette inkluderer typisk:

Oprettelsen af et Facebook event, der kan bruges til at sprede lidt info. Smid lidt reklame inde på de andre F-Klub sider også.

Lav en ny Fiki-side hvor alt info kan samles. Lad være med at overskrive en af de gamle sider. Opret en ny side og tilføj den til arkivet.

Når turneringer osv. er fastlagt, lav plakater og hæng dem op.

Aftal hvor langt i vil gå med gruppepres af folk der siger de ikke vil med.

Der skal skrives til Teknisk Forvaltning vedrørende at få sat en El-tavle op.

I 2014 og 2015 har vi lånt udstyr af AAULAN/AAU. Det er AAUs udstyr men det er AAULAN der har råderet over det, derfor skal det først godkendes af AAULAN at udstyret må lånes. Herefter aftales det med Per Mejdal i ITS med hensyn til opsætning og nedtagning af udstyret (Fredag og Søndag hvor LAN afholdes). Så vær i god tid her, og sørg for at LAN ikke afholdes samme weekend som AAULAN

2014 og 2015 lånte vi DSEs stikdåser og forlængerledninger. De har i 2015 introduceret at der skal betales 500kr i gebyr for lån af disse, hvorpå en anden mere fordelagtig løsning vil være bedre. Der har været snak om at købe eget udstyr hjem i samarbejde med Ruslinge LAN og ADSL.

Tidligere år har vi haft turneringer i Dota 2, League of Legends, Counter Strike 1.6, HearthStone, Lemmings.

Udover dette har vi en enkelt gang haft turneringer i: StarCraft, Team Fortress 2, Age of Empires II, Heroes of Might and Magic III.

(F)Lemmings turneringen er selvfølgelig en tradition og skal holdes vedlige.

Hvis der er nogen der sover på førstesalen, skal der være en brandvagt deroppe. Så der skal laves en plan for hvornår folk er vagter.

Under eventet skal der holdes øje med hvornår folk begynder at gå i seng.

Snak derudover med betjentene om ekstra vagt henover weekenden.

Sørg for at have en nogenlunde plan over hvornår turneringer skal foregå. Det inkluderer hvilken dag, samt ca. tidspunkt. Det har endnu ikke været muligt at følge tidsplanen 100%, så sørg for lidt fleksibilitet.

Som minimum skal det ændres i stregsystemet. Hvis der ikke er nogen på FLAN teamet der har adgang til dette, kan man forhøre sig ved TREO'en.

Skriv til TREOen og hør ad om de vil arrangere ekstraordinær indbetaling et par dage før sidste tilmeldingsfrist. Skriv til dem igen, når de ikke svarer. Bliv ved sådan indtil Jacob eller en anden har sagt ja.

Det har fungeret godt at man kunne tilmelde sig mad seperat fra eventet, så dem der gerne ville have mad kan det og dem der ikke ville kunne finde på noget selv.

Typisk har vi fået morgenmad både Lørdag og Søndag. Maden har bestået at standard Franskbrød/Rundstykker med smør og pålæg. Maden er blevet bestilt og afhentet i Føtex.

Bestil mere brød til Lørdag, end til Søndag (tror vi aftalte 15 franskbrød Lørdag og 10 Søndag).

Tidligere har vi bestilt sandwiches fra Café Campus til lørdag middag. Aftal det med dem i god tid. Skal typisk have præcist antal senest et par dage før så der er tid til at bestille materialer.

De sidste gange har vi fået Chili con Carne fra EK-Cafeen, hvilket har fungeret godt.

Det kan ske at dem der tager først tager store portioner, således dem der kommer sidst ikke kan få så meget. Overvej evt. om man skal bestille til et par ekstra personer og/eller lave portions anretninger. Hold øje med at det kun er dem der har betalt for mad, der tager mad. EK-Cafeen skal typisk have præcist antal senest 3 dage før.

Husk at der skal være tallerkener, bestik, etc. til aftensmaden.

De sidste par gange har der været købt lidt Chips,1½ Sodavand og energidrik hjem (hold øje med gode tilbud rundt omkring). Det har fungeret fint, men pas på ikke at købe for meget (specielt sodavand. Folk medbringer typisk deres egne. Derudover vil folk normalt hellere have alm. ½ liters, frem for 1½ liters.)

Snak med TREO'en om opsætning af dette i stregsystem.

Sørg for at sætte bordene op så de overholder brandplanen (flugtveje m.m.) så godt som muligt. Typisk bliver bordene stillet op i rækker så man kan sidde overfor hinanden. Vi har tidligere haft 100 pladser, men med så mange deltagere er der nogen der kommer til at sidde dårligt ift. bordben. Fremover prøver vi med en grænse på 90. Derudover er det aftalt at vi prøver at sætte pladserne op (sætte de 90 stole), så de bliver spredt bedst muligt ud. Når der er for mange stole, bliver der brugt unødvendig plads.

Pro tip: Lav en plan/tag billeder af hvordan bordene står inden i begynder at flytte på dem (gælder alle rum), så de kan sættes tilbage på samme plads.

Hvis folk kommer i grupper, så forsøg at give dem en plads, så pladserne bliver udnyttet bedst muligt. Tidligere har vi også tilladt folk at skrive en mail til udvalget med antallet personer de gerne vil sidde sammen med, så pladserne kan blive reserveret. Ellers kan pladser tildeles i døren.

Storskærmen bliver typisk brugt til fælles info (servere til turneringer, etc), samt sponsor logoer. Logoer kan nemt sættes op til at skifte løbende.

Det er selvfølgelig forventet at folk gør en indsats for ikke at svine over det hele/rydder op efter dem selv. Informér deltagerne om dette.

Derudover er det vigtigt at WCerne bliver tjekket engang imellem for at se om der er papir nok. Hvis ikke, så burde der være ekstra på rengøringsvognen. Vognen har normalt også andre fantastiske ting, såsom klude, koste, mopper m.m.

Der er normalt mange der er taget/tager hjem i løbet af natten til Søndag. Hvis der er nogen der er oppe kan det være fordelagtigt at begynde noget af oprydningen allerede der.

Derudover er oprydningen ganske simpel.. Der skal pakkes sammen, fjernes skrald og pant, tøres borde af, muligvis støvsuges, sættes på plads. Generelt skal det hele nogenlunde ligne sig selv når den sidste person går hjem. Dette gælder alle benyttede rum og gang-arealerne. Sørg også for at tjekke WCerne.

Den fantastiske rengøringsvogn, som også er nævnt i Vedligehold afsnittet, kan stå til rådighed weekenden over, hvis det bliver aftalt med betjentene

Evt. ekstra rengøring skal aftales med betjentene før eventet. Der har ikke været behov for det de sidste par gange og aftalen plejer derfor at være at vi rydder op så godt vi kan og så vurderer de om der skal bruges ekstra tid på rengøring. Hvis der skal ekstra rengøring skal der betales for det.

Forsøg at gøre det så rent/pænt som muligt!

Følg op på aftalerne med sponsorer. Send fakturaer for præmier og send billeder af eventet, samt præmie overrækkelser m.m.

• Sørg for at have et kamera og tag nogle billeder.
• Snak med G4S vagten om at holde døren åben. Dette var muligt sidste gang. Det har før været muligt på dagen, så længe vi lover at der altid er nogen i Auditoriet.
• Aftal med betjente at der bliver slukket for varmen. 90 mennesker med computere plejer at være nok til at varme rummet op.
• Hvis teknik rummet skal bruges, sørg for at i kan få adgang.

¤ ← Tørretumbler tegnet