This is currently just a draft/notes. Will be updated later.

Den korte step-by-step guide til at arrangere og afholde FLAN:

1. Planlæg FLAN
2. Afhold FLAN
3. Ryd op efter FLAN

Hvis ovenstående ikke er detaljeret nok, kommer her en lidt længere version.

• Dato fastsættes
• Lokaler bookes
• Ansøg ADSL
• Promovér

• Turneringer fastsættes

• Generér tidsplan
• Åben for tilmelding

• Luk for tilmelding
• Rapporter antal der skal have mad de rette steder

• Hold styr på vagtordningen
• Tjek WC'er m.m.

• Oprydning

Forsøg så vidt muligt at tage højde for andre events, såsom Fytteturen. Udover det handler det bare om at vælge en weekend.

Tidligere år har vi brugt Auditoriet (0.1.95) til gaming, rummet under trapper (0.1.12) har været „konsol-rum“, Seminarrum (0.2.11, 0.2.12, 0.2.13) og mødelokale (0.2.15) til at sove i. De sidste par år har det ikke været nødvendigt med det 3. seminarrum.

Det er vigtigt at finde sponsorer til præmier m.m., da det bliver svært at få til at løbe rundt uden (til en fornuftig pris).

Tidligere sponsorer: ADSL, IDA, Funday Factory, CoolShop, CE:GO, Accenture, Danske Bank, IDA, Datalogisk Institut.

Institutet har de sidste par gange sponsoreret lokaler, strøm og brug af institut bilen. Dette skal aftalse med KGO (institutlederen).
Accenture sponsorerede en hacking/programmerings konkurrence hvor de udlodede et par Raspberry Pi 2. Sådanne turneringer fungerer bedst hvis de kører henover hele weekended og man så trækker en vinder til sidst (lidt ala. (F)Lemmings). Ellers kan de konflikte med de andre konkurrencer.

Tidligere år har vi haft turneringer i Dota 2, League of Legends, Counter Strike 1.6, HearthStone, Lemmings.

Udover dette har vi en enkelt gang haft turneringer i: StarCraft, Team Fortress 2, Age of Empires II, Heroes of Might and Magic III.

Sørg for at have en nogenlunde plan over hvornår turneringer skal foregå. Det inkluderer hvilken dag, samt ca. tidspunkt. Det har endnu ikke været muligt at følge tidsplanen 100%, så sørg for lidt fleksibilitet.

Som minimum skal det ændres i stregsystemet. Hvis der ikke er nogen på FLAN teamet der har adgang til dette, kan man forhøre sig ved TREO'en.

Det har fungeret godt at man kunne tilmelde sig mad seperat fra eventet, så dem der gerne ville have mad kan det og dem der ikke ville kunne finde på noget selv.

Typisk har vi fået morgenmad både Lørdag og Søndag. Maden har bestået at standard Franskbrød/Rundstykker med smør og pålæg. Maden er blevet bestilt og afhentet i Føtex.

Tidligere har vi bestilt sandwiches fra Café Campus til lørdag middag. Aftal det med dem i god tid. Skal typisk have præcist antal senest et par dage før så der er tid til at bestille materialer.

De sidste gange har vi fået Chili con Carne fra EK-Cafeen, hvilket har fungeret godt.

Det kan ske at dem der tager først tager store portioner, således dem der kommer sidst ikke kan få så meget. Overvej evt. om man skal bestille til et par ekstra personer. Hold øje med at det kun er dem der har betalt for mad, der tager mad. EK-Cafeen skal typisk have præcist antal senest 3 dage før.

De sidste par gange har der været købt lidt Chips,1½ Sodavand og energidrik hjem (hold øje med gode tilbud rundt omkring). Det har fungeret fint, men pas på ikke at købe for meget (specielt sodavand. Folk medbringer typisk deres egne. Derudover vil folk normalt hellere have alm. ½ liters, frem for 1½ liters.)

Snak med TREO'en om opsætning af dette i stregsystem.

Det er selvfølgelig forventet at folk gør en indsats for ikke at svine over det hele/rydder op efter dem selv. Informér deltagerne om dette.

Derudover er det vigtigt at WCerne bliver tjekket engang imellem for at se om der er papir nok. Hvis ikke, så burde der være ekstra på rengøringsvognen. Vognen har normalt også andre fantastiske ting, såsom klude, koste, mopper m.m.

Der er normalt mange der er taget/tager hjem i løbet af natten til Søndag. Hvis der er nogen der er oppe kan det være fordelagtigt at begynde noget af oprydningen allerede der.

Derudover er oprydningen ganske simpel.. Der skal pakkes sammen, fjernes skrald og pant, tøres borde af, muligvis støvsuges, sættes på plads. Generelt skal det hele nogenlunde ligne sig selv når den sidste person går hjem. Dette gælder alle benyttede rum og gang-arealerne. Sørg også for at tjekke WCerne.

Den fantastiske rengøringsvogn, som også er nævnt i Vedligehold afsnittet, kan stå til rådighed weekenden over, hvis det bliver aftalt med betjentene

Evt. ekstra rengøring skal aftales med betjentene før eventet. Der har ikke været behov for det de sidste par gange og aftalen plejer derfor at være at vi rydder op så godt vi kan og så vurderer de om der skal bruges ekstra tid på rengøring. Hvis der skal ekstra rengøring skal der betales for det.

Forsøg at gøre det så rent/pænt som muligt!

• Sørg for at have et kamera og tag nogle billeder.
• Snak med G4S vagten om at holde døren åben. Dette var muligt sidste gang. Det var muligt på dagen. Da vi spurgte før eventet fik vi et nej.

### blah blah blah ###

¤ ← tørretumbler tegnet

4: Overvejelser omkring problematikker ved eventet (samt „hype“).

1. Netværksudstyr

I 2014 og 2015 har vi lånt udstyr af AAULAN/AAU. Det er AAUs udstyr men det er AAULAN der har råderet over det, derfor skal det først godkendes af AAULAN at udstyret må lånes. Herefter aftales det med Per Mejdal i ITS med hensyn til opsætning og nedtagning af udstyret (fredag og søndag hvor LAN afholdes). Så vær i god tid her, og sørg for at LAN ikke afholdes samme weekend som AAULAN :P

1. Stikdåser og forlængerledninger

2014 og 2015 lånte vi DSEs stikdåser og forlængerledninger til LAN. Det har de i 2015 introduceret at der skal betales 500kr i gebyr for lån af disse, hvorpå en anden mere fordelagtig løsning vil være bedre. :D

1. Snak med betjente
   1. Udfyld seddel ift. vagt.
   2. Aftale at der bliver slukket for varmen.
   3. Sikre adgang til teknikrummet (hvis det skal bruges - e.g. til opbevaring af crew stuff)
2. Institut
   1. Reservér institut bilen i kalenderen (eller få Helle Schroll til det)
3. Morgenmad
   1. Bestil/Afhent morgenmad i Føtex (15 brød Lørdag, 10 brød søndag)
4. Indkøb
   1. Tilbehør til morgenmad (smør, pålægschokolade, marmelade..)
   2. Service til aftensmad
   3. Chips & Sodavand (vurdér mændge ud fra gamle salgslister)
   4. Præmier på vegne af sponsorer

1. Sponsering
   1. Find sponsorer
      1. Aftal størrelser og hvilke turneringer etc.
   2. Tage billeder af præmieoverrækkelse
   3. Send billeder og fakturaer til sponsorer
   4. Tidligere sponsorer
      1. ADSL har været så venlige at sponsere vagtgebyr de sidste par år. Det er noget der forhåbentlig kan lade sig gøre til fremtidige events også.
2. Promovér event
   1. Typisk: Facebook event, Fiki side (opret NY underside, så vi beholder de gamle), Plakater
3. Aftensmad
   1. Chili con Carne ved EK-Cafeen (Antal senest 3 dage før, opdateringer senest dagen før).
4. Middagsmad
   1. Sandwich fra Café Campus.
5. Vagtplan
   1. We need those brandvagts - Er der nogen der sover i rummene, SKAL der være en vagt!!
6. Snak evt. med TREO'en om en ekstraordinær indbetaling mandag/tirsdag før eventet.
7. Plads reservering/uddeling når dørene åbnes.
8. Oversigt over hvor borde står, så de kan sættes rigtigt tilbage efterfølgende.
9. We need a godt kamera to take nogle billeder.

Notes from the top of my head:

1. Sæt borde/stole op til det antal der må være i Auditoriet. Sæt grænsen til 90 deltagere. (Dette giver lidt mere plads per person)
2. Pladsanvisning (mail på forhånd, uddeling ved indgang,
3. Løbende præmier
4. Konsol gaming i rummet under trappen
5. sodavand/chips.
6. portions mad
7. FLemmings er (selvfølgelig) et must
8. Toilet maintenance
9. Sponsorer fixing (Reklamer/logoer på storskærm)
10. Hør evt. Red Bull efter en gratis omgang energidrik.
11. Reserver auditoriet
12. Snak med G4S vagten omkring åbning af døre under eventet (Vagten har tidligere givet lov, så længe der er nogen i auditoriet når den er åben!)
13. Kamera er et must
14. Snak med Teknisk Forvaltning vedr. opsætning af El-tavle®
15. Nattevagt

– To be continued –