This is currently just a draft/notes. Will be updated later.

Den korte step-by-step guide til at arrangere og afholde FLAN:

1. Planlæg FLAN
2. Afhold FLAN
3. Ryd op efter FLAN

Hvis ovenstående ikke er detaljeret nok, kommer her en lidt længere version.

• Dato fastsættes
• Lokaler bookes
• Ansøg ADSL

• Turneringer fastsættes

• Generér tidsplan
• Åben for tilmelding

• Luk for tilmelding
• Rapporter antal der skal have mad de rette steder

• Hold styr på vagtordningen
• Tjek WC'er m.m.

• Oprydning

Uust do it already..

### blah blah blah ###

¤ ← tørretumbler tegnet

Michael: - Hearthstone - Plakat - Søge sponsorer - Opsætning - Oprydning

Forberedelse til Flan af Thomas Krause-Kjær: 1: Kontakt til sponsorer (IDA og RedBull). 2: Sikre at vi havde et kamera med. 3: Overveje regler / fun combos. 4: Overvejelser omkring problematikker ved eventet (samt „hype“). 5: (ikke før flan) Sikre at vi får snakket med G4S VAGTEN! omkring åbning af døre.

André - Finde præmier og opsætte præmiepuljer - Bestille brød fra Føtex - Afhentning og køb af sodavand, chips, morgenmad, bestik og andet.

Morten

1. Netværksudstyr

I 2014 og 2015 har vi lånt udstyr af AAULAN/AAU. Det er AAUs udstyr men det er AAULAN der har råderet over det, derfor skal det først godkendes af AAULAN at udstyret må lånes. Herefter aftales det med Per Mejdal i ITS med hensyn til opsætning og nedtagning af udstyret (fredag og søndag hvor LAN afholdes). Så vær i god tid her, og sørg for at LAN ikke afholdes samme weekend som AAULAN :P

1. Stikdåser og forlængerledninger

2014 og 2015 lånte vi DSEs stikdåser og forlængerledninger til LAN. Det har de i 2015 introduceret at der skal betales 500kr i gebyr for lån af disse, hvorpå en anden mere fordelagtig løsning vil være bedre. :D

1. Rengøringsvogn og ekstra rengøring

Rengøring har en udlånsvogn med klude, koste, mopper etc. Denne er rigtig god at have til oprydning. Snak med betjentene i forhold til dette.

I forhold til ekstra rengøring skal man aftale dette med betjentene, der har ikke været problemer og behov for dette de sidste par gange, og vi plejer derfor at have en aftale om at vi rydder op og får det til at se pænt ud, og så vurderer rengøring når de kommer, om der skal bruges ekstra tid, og herefter bliver der taget stilling til der skal betales for ekstra rengøring.

Jane Johnson:

1. Reservér auditorie og seminar-rummene i den valgte weekend.
   1. Tidligere år har brugt: 0.1.95 (Auditoriet), 0.1.12 (under trappen), 0.2.11, 0.2.12, 0.2.13 (seminarrum) og 0.2.15 (mødelokale).
2. Snak med betjente
   1. Udfyld seddel ift. vagt.
   2. Aftale at rengøringsvognen bliver sat frem (inkl. ekstra toiletpapir og servietter)
   3. Aftale at der bliver slukket for varmen.
   4. Sikre adgang til teknikrummet (hvis det skal bruges - e.g. til opbevaring af crew stuff)
3. Institut
   1. Sikre med KGO (institutleder) at CS gerne vil sponsere strøm og brug af institutbil.
   2. Reservér institut bilen i kalenderen (eller få Helle Schroll til det)
4. Morgenmad
   1. Bestil/Afhent morgenmad i Føtex (15 brød Lørdag, 10 brød søndag)
5. Indkøb
   1. Tilbehør til morgenmad (smør, pålægschokolade, marmelade..)
   2. Service til aftensmad
   3. Chips & Sodavand (vurdér mændge ud fra gamle salgslister)
   4. Præmier på vegne af sponsorer

1. Sponsering
   1. Find sponsorer
      1. Aftal størrelser og hvilke turneringer etc.
   2. Tage billeder af præmieoverrækkelse
   3. Send billeder og fakturaer til sponsorer
   4. Tidligere sponsorer
      1. ADSL har været så venlige at sponsere vagtgebyr de sidste par år. Det er noget der forhåbentlig kan lade sig gøre til fremtidige events også.
2. Promovér event
   1. Typisk: Facebook event, Fiki side (opret NY underside, så vi beholder de gamle), Plakater
3. Aftensmad
   1. Chili con Carne ved EK-Cafeen (Antal senest 3 dage før, opdateringer senest dagen før).
4. Middagsmad
   1. Sandwich fra Café Campus.
5. Vagtplan
   1. We need those brandvagts - Er der nogen der sover i rummene, SKAL der være en vagt!!
6. Snak evt. med TREO'en om en ekstraordinær indbetaling mandag/tirsdag før eventet.
7. Plads reservering/uddeling når dørene åbnes.
8. Oversigt over hvor borde står, så de kan sættes rigtigt tilbage efterfølgende.
9. We need a godt kamera to take nogle billeder.

Notes from the top of my head:

1. Sæt borde/stole op til det antal der må være i Auditoriet. Sæt grænsen til 90 deltagere. (Dette giver lidt mere plads per person)
2. Pladsanvisning (mail på forhånd, uddeling ved indgang,
3. Løbende præmier
4. Konsol gaming i rummet under trappen
5. sodavand/chips.
6. portions mad
7. FLemmings er (selvfølgelig) et must
8. Toilet maintenance
9. Sponsorer fixing (Reklamer/logoer på storskærm)
10. Hør evt. Red Bull efter en gratis omgang energidrik.
11. Reserver auditoriet
12. Snak med G4S vagten omkring åbning af døre under eventet (Vagten har tidligere givet lov, så længe der er nogen i auditoriet når den er åben!)
13. Kamera er et must
14. Snak med Teknisk Forvaltning vedr. opsætning af El-tavle®
15. Nattevagt

– To be continued –